こんな経験ありませんか？
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①いまの勤怠システムは
サポートに繋がらない -
②集計や確認作業に
時間がかかっている -
③給与計算前の
連携が煩雑 -
④いつまで経っても、
設定が終わらず
運用を開始できない -
⑤導入しても現場に
定着するか不安
当社「導」は、勤怠集計から給与ソフトの連携まで、
現状の課題整理から現場への定着まで一貫してサポートいたします。
ツールを入れただけでは、集計業務は楽になりません。
「買ったのに現場で使われない」という失敗を未然に防ぎます。
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ステップ①
現状把握・業務整理
まずは貴社の独自の就業ルールや、現状の複雑な業務フローを丁寧にヒアリングし、棚卸しを行います。現状を正しく把握することが、最適な仕組みづくりの第一歩です。
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ステップ②
最適な勤怠システム選定
特定のツールありきではなく、貴社の規模や働き方はもちろん、将来的なバックオフィスの効率化も見据えて、最も適した勤怠管理システムをプロの目線でフラットに選定・ご提案します。
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ステップ③
設計・構築(訪問＋オンラインサポート)
選定したシステムを、就業規則に合わせて設定します。自社だけでは挫折しがちな複雑な設定も当社が代行して、すぐに使い始められる状態まで作り込みます。導入後が本当のスタートです。訪問支援や複数回のオンラインミーティングを通じて、運用中の疑問やトラブルを素早く解消し、確実な定着を後押しします。
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ステップ④
現場社員向け研修・集合研修
管理部門だけでなく、現場の社員が迷わず打刻機やスマホ等で打刻や申請を行えるよう、操作方法の教育までサポートします。ご希望される場合は、全員が当たり前に使えるよう全社員向けの研修を実施させていただくこともございます。
当社は、メーカー設定型システムの提案から設定に特化しています。
勤怠管理には自信があります。ぜひ、当社までご相談ください。
表計算ツールで勤怠管理している
うちの会社、勤怠を表計算ツールで集計してるんだよ
そっかあ。その方法で、勤怠管理を続けていると、毎月の入力・集計・確認作業に手間と時間がかかって、担当者さんの負担が大きくなっちゃうんだよね
タイムカードの打刻時間を、毎月末に担当者が手作業でExcel等の表計算ツールへ入力していませんか？ Excelは汎用性に優れたツールですが、勤怠管理をExcelで運用し続けると、管理が煩雑になり、集計や確認に時間がかかりやすくなります。とくに、有給休暇の残日数管理や残業時間の計算は複雑になりやすく、入力ミスや確認漏れにつながることも少なくありません。
一人の担当者に依存している
勤怠集計は、何年も前から総務のエース「イチコちゃん」が、職人技で何日もかけて集計しているから、もし、イチコちゃんが休んでしまったらと思うと心配…。
毎月たいへん…
よく聞く悩み事だね。勤怠管理や給与計算を一部の担当者に頼りきっていると、不在のときや、引き継ぎの場面で業務が滞りやすくなるのだよね..。
「勤怠の締めや給与計算は、長年勤めているあの人しか分からない」という状態は危険です。特定の担当者にノウハウが集中する「属人化」が起きていると、急な休みや退職時に業務が回らなくなるおそれがあります。
打刻ミス・集計ミスが起きている
どうしても、打刻漏れや打刻ミスって防げないよね。
みんな仕事で忙しいし。
アナログでの管理でも、システムで管理していても、漏れやミス自体は、よくあることだよ。問題は、打刻する人が、どう気付けるか、修正してもらうようにするかじゃないかな。
そうだね。特に集計作業で、熟練の事務員さんでも、手作業が発生する以上、集計に手間と時間がかかることが問題だと思ってるよ。
紙や自己申告による勤怠管理だと、打刻忘れや計算間違いが起こりやすいよ。毎月、打刻漏れや、打刻の時間が怪しい人に対して、事務員さんが順々に電話確認する会社さんもあるって聞いたこともあるよ。
….。
紙や自己申告で勤怠を管理していると、打刻忘れや計算間違いがどうしても発生します。そのたびに従業員へ確認する手間がかかり、正しい労働時間を把握しきれないまま運用されている企業さまも少なくありません。
法改正対応に不安がある
本業が忙しいなかで、自社で法律改正を追うのは大変だよ？
しかも、仮に追えたとしても、勤怠や給与のシステムの設定に落としこむのが難しいし、設定内容が合っているか判断するのも難しいよね。
手作業やシステムが入っていたとしても、古い運用のままでは、法改正への対応漏れが起きやすく、労務管理の不安につながるよね。
時間外労働の上限規制や、年5日の有給休暇取得義務など、労働関連のルールは近年大きく見直されてきました。こうした変更に対して、古いシステムや手作業のままで対応し続けるのは簡単ではありません。対応が遅れると、気づかないうちに法令違反となる可能性もあり、社員側に不利益が生じ、トラブルに発展する可能性もあります。
給与計算と連動していない
うちの会社、勤怠締め後、CSVを吐き出してから、さらに加工して給与計算システムに取り込んでいるのよね
そうなんだね。勤怠データと給与計算ソフトが連動していないと、毎月の加工だったり、転記作業が発生して、ミスの元になるし、負担だよね。
勤怠データと給与計算ソフトが分断されていると、毎月データを打ち直す必要があります。この転記作業が入力ミスの原因となり、担当者が月末月初に休めない状況を生みやすくなります。
その状況を放置することで、貴社の現場は
少しずつ崩れ始めていきます。
勤怠管理の課題を放置することは
会社にとって、大きなリスク
担当者退職で業務が止まる
長年バックオフィスを支えてきた担当者が急に退職・休職した場合、複雑なExcelマクロや手計算のルールを誰も引き継げず、翌月の給与支払いがストップしてしまう恐れがあります。
サービス残業のリスク
正確な労働時間が把握できていないと、意図せずサービス残業を発生させてしまうリスクがあります。退職した従業員から未払い残業代を請求されるなど、経営を揺るがす事態に発展しかねません。
給与トラブルによる信頼低下
集計ミスによる給与の支払い間違いは、従業員の会社に対する不信感に直結します。一度失われた信頼を取り戻すのは難しく、結果的に貴重な人材の離職を招く原因となります。
導の『ミチナビ勤怠管理』の特徴
- 地域密着の訪問支援で、顔の見えるサポート
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専属の担当者がオンラインサポートのみならず、訪問にてサポートいたします。「メールやチャットだけでは不安…」「困ったときに直接相談したい…」そんな企業様の声にお応えしています。現場の困ったや実際の業務の流れを感じながら、あなたの会社に合わせた仕組みを一緒に作っていきます。顔が見えるからこそ生まれる、確かな安心感をお約束します。
- お客様目線を大切にしています
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「ソフト」「システム」と聞くと、何となく相談しづらいと感じていませんか？導（みちびく）では、皆さんに伝わりやすいように専門用語を極力使わず、お客様と同じ目線でお話を伺うことを何より大切にしています。オンラインの画面越しだけでなく、実際に貴社のオフィスへお伺いし、担当者様と直接顔を合わせながら、安心して使いこなせるまでサポートいたします。
- なぜ、私たちは「お客様目線」に拘るのか？
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当社のインストラクターは、年間1,000件以上のお客様の元へ足を運んでいます。システムを販売するだけでなく、現場での打刻機(タイムレコーダー)の設置から、業務に合わせたソフトウェアのカスタマイズ、定着までの導入支援、そして従業員向けの操作研修まで、すべての工程を行っています。毎日様々な現場で、「システムを入れた現場で何が起きるのか」「どこでつまずくのか」というリアルな声を感じているからこそ、「お客様（現場）目線」に立った提案ができるのです。
- 仕事をラクに。本業に集中できる環境づくり
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私たちが目指しているのは、システムを「売る」ことではなく、社長様や担当者様が本業に100％集中できる環境を作ることです。その実現には、現場の声を直接聞くことが欠かせません。だからこそ導は、導入前から運用が完全に定着するまで、「伴走支援」にこだわります。「こんなこと聞いていいのかな？」という些細な疑問でも、私たちにぶつけてください。
当社は、こう変わりました
福祉・介護業（従業員80名規模）の事例
［before］
80名分の紙の出勤簿や複雑なシフト管理を、担当者1人が電卓とExcelで手作業。月末は丸3日かかりきりになっていました。 担当者の職人芸に任せていたため、急な体調不良の際は、慣れない従業員が時間をかけて作業をしていました。
［after］
スマホやICカード打刻から自動で打刻集計！シフト管理も既存のExcelから簡単に勤怠管理ソフトへ反映できるように。残業時間の計算もシステムが自動で行い、給与ソフトに計算結果を自動で反映。丸3日かかっていた作業が「実質ゼロ（数分の確認のみ）」に短縮されました。
ITサービス業（従業員60名規模）の事例
［before］
リモートワークやフレックスタイム制を導入したものの「誰がいつ働いているのか」「どれくらい残業しているのか」がリアルタイムで見えず、月末の複雑な集計作業が担当者の大きな負担になっていました。
［after］
PCやスマホから簡単に打刻ができる仕組みを構築。労働時間がリアルタイムで「見える化」されたことで、従業員自らが働く時間を意識するようになり、社内全体の無駄な残業時間が大幅に減少しました。月末の集計作業も自動化され、事務担当者が他の業務にも目を向けられるようになりました。
建設・設備業（従業員50名規模）の事例
［before］
直行直帰の現場が多く、月末にならないと手書きで書かれた日報を回収できませんでした。担当者が各現場に電話で残業時間を確認することもしばしばあり、多くの手間と時間が発生していました。
［after］
各自のスマホ（位置情報付き）から現場でワンタップ打刻が可能に！リアルタイムで労働時間を把握できるようになりました。さらに、当月の就業時間の予測も出来るようになり、仕事の効率化の意識の醸成だけでなく、残業代の削減にも繋がりました。